Claude o ChatGPT come assistente della tua azienda

Un progetto con i documenti dell'azienda, istruzioni fisse e prompt pronti per preventivi, risposte ai clienti e mail: l'assistente che conosce la tua attività.

Usato a freddo, un assistente AI scrive testi generici: non conosce i tuoi prezzi, i tuoi servizi né il tuo modo di parlare ai clienti. La differenza la fa il «progetto»: uno spazio dove carichi una volta i documenti dell'azienda e scrivi istruzioni fisse. Da lì ogni conversazione parte già sapendo chi sei. Questa guida ti fa costruire il progetto passo per passo e ti lascia i prompt da usare ogni giorno.

1. 1Prepara il «pacchetto azienda»

   Prima di aprire l'AI, raccogli in una cartella i documenti che spiegano la tua attività. Meglio pochi e aggiornati che tanti e vecchi: l'assistente userà quello che trova, anche se è superato.

   • Listino prezzi e servizi in vigore (un solo file, con la data).
   • Condizioni: tempi, acconti, cancellazioni, cosa è incluso e cosa no.
   • Chi siete: storia, punti di forza, zona servita, orari e contatti.
   • 3-5 preventivi accettati dai clienti e 5-10 mail o messaggi che ti sono venuti bene: servono a insegnare il tono.
   • Le domande che i clienti fanno più spesso, con le tue risposte.

2. 2Crea il progetto

   Su Claude: nella barra laterale apri «Progetti» e crea un nuovo progetto, per esempio «Assistente [nome azienda]». Su ChatGPT: nella barra laterale crea un nuovo progetto allo stesso modo. In entrambi i casi il progetto ha due parti che ci interessano: i file (la conoscenza) e le istruzioni.

   Carica nei file del progetto i documenti del passo 1. Le conversazioni che apri dentro il progetto li avranno sempre a disposizione, senza ricaricarli.

3. 3Scrivi le istruzioni del progetto

   Le istruzioni sono le regole che l'assistente segue sempre. Copia questo testo nel campo delle istruzioni del progetto e completa le parti tra parentesi quadre:

   Istruzioni del progettoCopia prompt

   Sei l'assistente di [nome azienda], [tipo di attività, es. hotel 3 stelle / negozio di arredamento / studio di commercialista] a [città]. Lavori per il titolare e il suo staff.
   
   REGOLE
   1. Usa SOLO prezzi, servizi e condizioni presenti nei file del progetto. Se un'informazione manca, scrivi «DA VERIFICARE: …» invece di inventarla.
   2. Scrivi in italiano, con il tono dei testi di esempio nei file: [cordiale e diretto / elegante e formale]. Dai del [tu / lei] ai clienti.
   3. Frasi brevi, niente gergo, niente superlativi vuoti («eccellenza», «a 360 gradi»).
   4. Prima di scrivere un preventivo o una mail importante, se mancano dati essenziali (date, quantità, nome del cliente) fammi al massimo 3 domande.
   5. Alla fine di ogni testo per un cliente, aggiungi una riga separata «Controlli:» con le cose che devo verificare prima di inviare.
   6. Non promettere sconti, tempi o condizioni diverse da quelle nei file.

   La regola 1 è la più importante: obbliga l'assistente a dirti quando non sa, invece di inventare un prezzo credibile ma sbagliato.

4. 4Prova con un caso vero

   Apri una conversazione dentro il progetto e incolla una richiesta reale arrivata di recente. Confronta la risposta con quella che hai mandato tu: se il tono è sbagliato o manca qualcosa, correggi le istruzioni (non solo la singola risposta), così l'errore non si ripete.

   Prompt di provaCopia prompt

   Questa è una richiesta arrivata da un cliente. Leggila, dimmi in 3 righe cosa vuole davvero e cosa manca per rispondere, poi scrivi la risposta seguendo le istruzioni del progetto.
   
   [incolla qui la mail o il messaggio del cliente, senza dati personali]

5. 5Prompt pronti: preventivo

   Bozza di preventivoCopia prompt

   Prepara la bozza di un preventivo usando listino e condizioni dei file del progetto, con lo stesso formato dei preventivi di esempio.
   
   Cliente: [azienda o privato, settore]
   Richiesta: [cosa vuole, quantità, date]
   Vincoli: [budget indicato, scadenze]
   
   Struttura: oggetto, breve premessa (2 righe), voci con descrizione e prezzo, totale, cosa NON è incluso, tempi, condizioni di pagamento, validità dell'offerta. Segna con DA VERIFICARE ogni prezzo che non trovi nel listino.

   Mail di accompagnamento al preventivoCopia prompt

   Scrivi la mail che accompagna questo preventivo. Massimo 8 righe: ringrazia, riassumi in una frase cosa proponiamo e perché è adatto a lui, indica il prossimo passo concreto (es. una chiamata di 15 minuti entro venerdì). Oggetto chiaro, niente frasi fatte.
   
   [incolla il preventivo]

6. 6Prompt pronti: clienti e mail di tutti i giorni

   Risposta a un cliente scontentoCopia prompt

   Un cliente si lamenta. Scrivi una risposta che: riconosce il problema senza scuse generiche, spiega cosa è successo in modo onesto (se non lo so, lascia [spiegazione]), propone una soluzione concreta tra quelle previste dalle nostre condizioni, chiude con un contatto diretto. Tono calmo, mai difensivo. Massimo 10 righe.
   
   [incolla il messaggio del cliente]

   Sollecito di un preventivo senza rispostaCopia prompt

   Ho mandato un preventivo [X] giorni fa a [tipo di cliente] e non ho risposta. Scrivi un messaggio breve (WhatsApp o mail, 4 righe) che riprende il contatto senza mettere pressione: una domanda semplice a cui è facile rispondere, e la possibilità di dire anche di no.

   Riassunto di una lunga mailCopia prompt

   Riassumi questa mail in 5 punti: cosa chiede, entro quando, cosa devo decidere io, cosa posso delegare, rischi. Poi proponi una risposta breve.
   
   [incolla la mail]

7. 7Tieni il progetto aggiornato

   • Quando cambi listino, sostituisci il file: non lasciarne due versioni nel progetto.
   • Ogni volta che correggi a mano lo stesso errore due volte, aggiungi una regola alle istruzioni.
   • Rileggi sempre prezzi, date e nomi prima di inviare: l'assistente prepara, la firma resta tua.

Le voci dei menu di Claude e ChatGPT cambiano spesso. Se vuoi, prepariamo noi il pacchetto azienda e le istruzioni, e ti mostriamo il progetto funzionante con le tue richieste vere.

A cura di IppisWeb

Web agency di Trento: siti, social, foto e video per le attività locali.