Dalla riunione al preventivo: trascrivere e trasformare in task

Registra chiamate e incontri con i clienti, ottieni la trascrizione e trasformala con l'AI in riassunto, attività con scadenza, mail di follow-up e bozza di preventivo.

Dopo un incontro con un cliente le cose importanti stanno nella memoria e in qualche appunto: cosa ha chiesto, cosa abbiamo promesso, entro quando. Una parte si perde sempre, e il preventivo parte giorni dopo. Registrare e trascrivere cambia il lavoro: in dieci minuti dalla fine della riunione hai il riassunto, i compiti di ciascuno, la mail di follow-up e la bozza del preventivo, scritti con le parole del cliente.

1. 1Chiedi il consenso, sempre

   All'inizio dell'incontro dillo apertamente. Una frase basta, e quasi nessuno dice di no quando capisce perché:

   Frase da dire all'inizioCopia

   Le dispiace se registro la chiamata? Mi serve solo per non perdere nessun dettaglio e prepararle il preventivo preciso. Non la condivido con nessuno e la cancello a lavoro finito.

2. 2Ottieni la trascrizione con gli strumenti che hai

   • Videochiamate: Google Meet, Zoom e Microsoft Teams hanno la registrazione e la trascrizione integrate nei piani aziendali; si attivano dal menu della riunione e il testo arriva via mail o nella cartella delle registrazioni.
   • Incontri di persona con l'iPhone: l'app Memo Vocali mostra la trascrizione delle registrazioni sulle versioni recenti di iOS; da lì la copi.
   • Incontri frequenti: un registratore con AI (per esempio Plaud) o un'app di trascrizione registra, trascrive e distingue chi parla.
   • Qualsiasi file audio: puoi caricarlo in un assistente AI che accetta audio, oppure in un servizio di trascrizione, e chiedere il testo.

3. 3Riassunto e task

   Copia la trascrizione e incollala in un assistente AI con questo prompt:

   Prompt: riassunto e taskCopia prompt

   Ti incollo la trascrizione di un incontro con un cliente di [nome azienda]. Le persone presenti erano: [nomi e ruoli].
   
   Scrivi:
   1. RIASSUNTO in 5 punti: cosa vuole il cliente, perché, budget o vincoli citati, tempi, dubbi espressi.
   2. DECISIONI prese durante l'incontro.
   3. TASK: tabella con «cosa», «chi», «entro quando». Se una scadenza non è stata detta, scrivi «da fissare», non inventarla.
   4. PROMESSE fatte al cliente (cose che abbiamo detto che faremo): elenco a parte, sono le più importanti.
   5. DOMANDE APERTE da chiarire prima del preventivo.
   
   Usa le parole del cliente quando descrivi le sue esigenze. Trascrizione:
   [incolla]

   Copia i task nello strumento che usi già (ClickUp, Trello, Asana, il calendario o anche un foglio condiviso). Se lo strumento accetta un elenco incollato, chiedi all'AI di riscrivere i task una per riga nel formato «Titolo - Responsabile - Data».

4. 4Mail di follow-up

   Prompt: mail di riepilogo al clienteCopia prompt

   Dalla trascrizione e dal riassunto sopra, scrivi la mail di riepilogo da mandare al cliente oggi. Massimo 12 righe: ringraziamento, cosa abbiamo capito delle sue esigenze (3 punti con le sue parole), cosa faremo noi e quando, cosa ci serve da lui (domande aperte), prossimo appuntamento. Tono [cordiale / formale]. Non citare prezzi se non sono stati detti durante l'incontro.

   Mandarla lo stesso giorno fa una grande differenza: il cliente vede che hai ascoltato, e se qualcosa è stato capito male te lo dice subito, prima del preventivo.

5. 5Bozza di preventivo

   Se hai creato il progetto aziendale con il listino, apri una conversazione lì dentro; altrimenti allega il listino alla conversazione.

   Prompt: bozza di preventivo dalla riunioneCopia prompt

   Dalla trascrizione di questo incontro prepara la bozza di preventivo usando SOLO le voci e i prezzi del nostro listino. Per ogni voce indica tra parentesi la frase del cliente che la giustifica. Separa: voci richieste esplicitamente, voci che consigliamo noi (opzionali), cose che il cliente ha escluso. Segna DA VERIFICARE ogni voce senza prezzo a listino. Alla fine elenca cosa NON è incluso, per evitare equivoci.
   
   Trascrizione:
   [incolla]

6. 6Fanne una routine

   • Subito dopo l'incontro: trascrizione, riassunto e task (10 minuti).
   • Entro sera: mail di follow-up.
   • Entro 48 ore: preventivo.
   • Una volta a settimana: rileggi le «promesse al cliente» di tutti gli incontri e controlla che siano state mantenute.

Usiamo questo metodo ogni giorno. Se vuoi, lo impostiamo anche per te: registratore, prompt su misura e collegamento diretto al tuo gestionale dei task.

A cura di IppisWeb

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